Her finner du en oversikt over alle e-postvarsler du mottar som leverandør i Artifik, fordelt på generelle varsler, tilbudsprosessen (KGV) og kontraktshåndtering (KAV).
Generelt
Følgende varsler sendes uavhengig av prosesstype, og kan gjelde organisasjon, anskaffelse, kontrakt eller andre administrative hendelser.
| Hendelse | Mottaker | Rolle / betingelse |
|---|---|---|
| Lagt til i organisasjonsteam | Det nye teammedlemmet | Alle roller |
| Fjernet fra organisasjonsteam | Det fjernede teammedlemmet | Alle roller |
| Lagt til i tilbuds- eller kontraktsteam | Det nye teammedlemmet | Alle roller. Gjelder oppdragsgiver- og leverandørteam. |
| Fjernet fra tilbuds- eller kontraktsteam | Det fjernede teammedlemmet | Alle roller. Gjelder oppdragsgiver- og leverandørteam. |
| Invitasjon trukket tilbake | Den inviterte brukeren | Når en invitasjon til organisasjonsteam trekkes tilbake |
| Forespørsel om teamtilgang sendt | Organisasjonsadministratorer | Alle med adminrolle i organisasjonen |
| Forespørsel om teamtilgang godkjent | Brukeren som sendte forespørselen | Automatisk |
| Forespørsel om teamtilgang avvist | Brukeren som sendte forespørselen | Automatisk |
Tilbudsprosessen (KGV)
Konkurranse og kommunikasjon
| Hendelse | Mottaker | Rolle / betingelse |
|---|---|---|
| Invitasjon til å delta i konkurranse | Inviterte leverandører | Alle med adminrolle i leverandørens organisasjonsteam. Dersom organisasjonen ikke er registrert i Artifik, sendes invitasjonen til e-postadressen oppgitt av oppdragsgiver. |
| Tilleggsinformasjon publisert | Leverandører + følgere | Ikke-reduserte leverandører og alle som følger anskaffelsen |
| Spørsmål og svar (Q&A) publisert | Leverandører + følgere | Ikke-reduserte leverandører og alle som følger anskaffelsen |
| Ny melding i kommunikasjon (sendt av leverandør) | Anskaffelsesteam (oppdragsgiver) | Alle med admin- eller innkjøperrolle |
| Ny melding i kommunikasjon (mottatt fra oppdragsgiver) | Tilbudsteam | Alle med admin- eller tilbudsansvarligrolle. Du kan ikke se om andre leverandører har mottatt samme melding. |
| Frist for innlevering nærmer seg (3 dager) | Leverandører | Ikke-reduserte som ikke har signert |
| Anskaffelsen er avlyst | Alle deltakere, leverandører og følgere | Alle involverte parter |
Kvalifisering
| Hendelse | Mottaker | Rolle / betingelse |
|---|---|---|
| Kvalifikasjon levert — bekreftelse | Den som leverte | Sendes direkte til bruker |
| Kvalifikasjon godkjent | Tilbudseier + tilbudsteam | Alle teammedlemmer |
| Kvalifikasjon avvist / diskvalifisert | Tilbudseier + tilbudsteam | Alle teammedlemmer |
| Avvisning opphevet (reintegrert) | Tilbudseier + tilbudsteam | Alle teammedlemmer |
| Kvalifikasjon trukket tilbake — bekreftelse | Den som trakk tilbake | Sendes direkte til bruker |
Tilbud og evaluering
| Hendelse | Mottaker | Rolle / betingelse |
|---|---|---|
| Invitasjon til å levere tilbud etter kvalifisering | Tilbudseier + tilbudsteam | Alle teammedlemmer |
| Ny tilbudsrunde (revidert/endelig) | Tilbudseier + tilbudsteam | Alle teammedlemmer |
| Påminnelse om signering av tilbud (15–30 min før frist) | Den som skal signere | Sendes direkte til signatar |
| Tilbud levert — bekreftelse | Den som signerte | Sendes direkte til bruker |
Tildeling og resultat
| Hendelse | Mottaker | Rolle / betingelse |
|---|---|---|
| Tildelingsbrev sendt | Tilbudseier + tilbudsteam | Alle teammedlemmer |
| Reduksjonsbrev sendt (ikke valgt videre) | Tilbudseier + tilbudsteam | Alle teammedlemmer |
Underleverandør
| Hendelse | Mottaker | Rolle / betingelse |
|---|---|---|
| Forespørsel sendt til underleverandør | Underleverandøren | Via e-postadresse |
| Underleverandør har levert | Tilbyder + underleverandør | Begge parter varsles |
DPS (dynamisk innkjøpsordning)
| Hendelse | Mottaker | Rolle / betingelse |
|---|---|---|
| Kvalifisert på DPS | Tilbudseier + tilbudsteam | Alle teammedlemmer. Leverandøren legges automatisk til som deltaker i minikonkurranser som ikke er startet. |
| Invitasjon til minikonkurranse | Kvalifiserte leverandører på DPS-en | Alle med adminrolle på leverandørens tilbudsteam i DPS-en |
Kontraktshåndtering (KAV)
Informasjon: Kontaktpersoner på kontrakter mottar ingen
varsler fra Artifik. Varsler sendes til teammedlemmer som er direkte lagt
til i teamet, eiere og utpekte signatarer. Arvede rettigheter fra organisasjoner
utløser ikke varsler.
Signering
| Hendelse | Mottaker | Rolle / betingelse |
|---|---|---|
| Invitasjon til å signere | Utpekt signatar | Gjelder kontrakt, endringsavtale og avrop |
| Påminnelse om signering (3, 5 og 7 dager) | Signatar | Kun signatarer som ikke har signert |
Kontraktsdrift
| Hendelse | Mottaker | Rolle / betingelse |
|---|---|---|
| Avrop mottatt fra oppdragsgiver | Leverandørteam (kontrakt) | Alle med adminrolle på kontraktens leverandørteam |
| Avrop avvist (frist utløpt) — bekreftelse | Leverandørteam (kontrakt) | Alle med adminrolle på kontraktens leverandørteam |
| Invitasjon til minikonkurranse | Kvalifiserte leverandører på rammeavtalen | Alle med adminrolle på leverandørens tilbudsteam |
| Kontraktsopsjon aktivert | Leverandørteam (kontrakt) | Alle med adminrolle på kontraktens leverandørteam |
| Milepælspåminnelse | Leverandørteam (kontrakt) | Alle med adminrolle på kontraktens leverandørteam, kun dersom aktivert av oppdragsgiver |